MAKALAH PENGANTAR BISNIS STRUKTUR ORGANISASI DAN DESKRIPSI PEKERJAAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Manusia adalah mahluk sosial yang cenderung untuk hidup bermasyarakat serta mengatur dan mengorganisasi kegiatannya dalam mencapai suatu tujuan tetapi karena keterbatasan kemampuan menyebabkan mereka tidak mampu mewujudkan tujuan tanpa adanya kerjasama. Hal tersebut yang mendasari manusia untuk hidup dalam berorganisasi. Organisasi atau perusahaan yang telah didirikan tentunya harus membentuk struktur organisasi, sehingga tidak hanya sekedar gedung tempat kerja, tetapi juga jelas organisasi yang dimaksud. Struktur organisasi sangat penting bagi sebuah organisasi, di mana struktur tersebut menjelaskan setiap tugas atau pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan.

Struktur organisasi merupakan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan - hubungan di antara fungsi - fungsi, bagian - bagian atau posisi - posisi, Apakah itu struktur organisasi? Struktur organisasi ialah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

Perkembangan dan dinamika kehidupan modern memicu upaya peningkatan dan pengembangan kreatifitas yang terus - menerus dalam rangka efektifitas dan efisiennya suatu kegiatan sebuah organisasi untuk mencapai hasil optimum yang menjadi tujuan organisasi tersebut, baik organisasi yang berskala besar maupun berskala kecil, kegiatan ini membutuhkan pengaturan yang baik, yang lebih umum dikenal dengan sebutan manajemen. Manajemen dalam pengertian umum adalah sebagai proses pemakaian sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, pengertian lain bahwasanya manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan – tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan dari empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling). Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengorganisasian adalah fungsi manajemen yang kedua.

Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan - pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standar - standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan. Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan.

Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek - aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu. Bertolak dari latar belakang di atas maka penulis pada kesempatan ini menulis makalah  yang berjudul “STRUKTUR ORGANISASI DAN DESKRIPSI PEKERJAAN”.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Sehubungan dengan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam makalah ini dirumuskan sebagai berikut :

1.      Apa pengertian dan ruang lingkup organisasi?

2.      Apa saja teori yang mendasari organisasi?

3.      Apa saja bentuk – bentuk struktur organisasi?

4.      Apa pengertian dan peranan asas – asas organisasi?

5.      Apa yang dimaksud dengan organisasi formal dan informal?

6.      Bagaimana desain organisasi abad ke – 21?

7.      Apa pengertian deskripsi pekerjaan?

8.      Apa pengertian spesifikasi pekerjaan?

9.      Bagaimana manfaat dari deskripsi dan spesifikasi pekerjaan?

10.  Bagaimana contoh dari deskripsi pekerjaan?

1.3 TUJUAN

Tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut.

1.      Untuk mengetahui pengertian dan ruang lingkup organisasi.

2.      Untuk mengetahui teori yang mendasari organisasi.

3.      Untuk mengetahui bentuk – bentuk struktur organisasi.

4.      Untuk mengetahui pengertian dan peranan asas – asas organisasi.

5.      Untuk mengetahui pengertian organisasi formal dan informal.

6.      Untuk mengetahui desain organisasi abad ke 21.

7.      Untuk mengetahui yang dimaksud dengan deskripsi pekerjaan.

8.      Untuk mengetahui yang dimaksud dengan spesifikasi pekerjaan.

9.      Untuk mengetahui manfaat dari deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

10.  Untuk mengetahui contoh dari deskripsi pekerjaan.

1.4 MANFAAT

Makalah ini diharapkan memberikan pengetahuan tentang struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan bagi mahasiswa dan masyarakat pada umumnya. Meningkatkan minat mahasiswa maupun masyarakat untuk mempelajari dan lebih mendalami pengertian, struktur, dan cara kerja organisasi sebagai pengetahuan yang dapat diterapkan dalam pengorganisasian masyarakat. Deskripsi pekerjaan dan contohnya, memberikan informasi dan pengetahuan bagi mahasiswa dan masyarakat sebagai bahan pembelajaran dalam mengelola suatu perusahaan dan organisasi, serta mengembangkan kinerja pekerjaan perusahaan. Makalah ini juga berfungsi dalam   pengembangan IPTEK  dalam konteks kemajuan bidang bisnis untuk generasi mendatang.

BAB II

                          ISI                        

2.1 PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP ORGANISASI

Banyak definisi dan pengertian mengenai organisasi yang dikemukakan oleh para ahli dengan sudut pandangan yang berbeda – beda. Berikut ini adalah beberapa definisi atau pengertian organisasi yang dikemukakan oleh para ahli.

a)      Menurut Stephen P. Robbins,(2001),organisasi merupakan gabungan unit sosial yang mempunyai anggota dua orang atau lebih yang dikoordinasikan untuk mencapai sejumlah tujuan.

b)      Menurut Edgar H. Schein (2002),organisasi merupakan koordinasi sejumlah kegiatan manusia yang telah direncanakan untuk mencapai maksud dan tujuan tertentu bersama melalui pembagian tugas dan fungsi serta, melalui serangkaian wewenang dan tanggung jawab.

c)      Gibson (1997), menjelaskan bahwa pengertian organisasi merupakan satu kesatuan yang memungkinkan masyarakat mencapai suatu tujuan yang tidak dapat dicapai melalui tindakan individu secara terpisah.

Selain istilah organisasi, istilah yang dekat dengan organisasi adalah pengorganisasian. Pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses penciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personalia, dan faktor – faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada satu tujuan. Dalam suatu organisasi terdapat hubungan informal dan hubungan formal. Hubungan informal menyangkut hubungan manusiawi, di luar dinas atau bersifat tidak resmi. Sedangkan hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang sengaja, secara resmi (kedinasan). Biasanya ditunjukkan dengan suatu bagian organisasi. Ada 3 (tiga) hubungan dasar dalam hubungan formal :

a)      Tanggung jawab, merupakan kewajiban individu untuk melaksanakan tugas – tugasnya, barangkali bisa diarahkan terjadinya spesialisasi dalam bekerja.

b)      Wewenang, maksudnya adalah hak untuk mengambil keputusan mengenai apa yang dijalankan oleh seseorang dan merupakan hak untuk meminta kepada orang lain untuk melakukan sesuatu.

c)      Pertanggungjawaban, merupakan laporan hasil kerja dari bawahan kepada yang berwenang (atasan).

Salah satu tujuan utuma mengorganisasi adalah untuk mempermudah melaksanakan tugas, yaitu membantu suatu kegiatan besar menjadi kegiatan – kegiatan yang kecil. Di samping itu juga untuk mempermudah pimpinan dalam melaksanakan tugas pengawasan. Dengan mengorganisasi dapat ditentukan orang yang dibutuhkan untuk memangku tugas – tugas yang telah dibagi – bagi itu.

Langkah – langkah dalam pengorganisasian adalah sebagai berikut:

a)         Memerinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

b)        Membagi beban kerja ke dalam aktivitas – aktivitas yang secara logis dan menyenangkan dapat dilakukan oleh seseorang atau kelompok orang.

c)         Mengkombinasikan pekerjaan anggota perusahaan dalam cara yang logis dan efisien.

d)        Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam suatu keputusan yang harmonis.

e)         Memantau efektivitas organisasi dan pengambilan langkah – langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

Istilah lainnya yang dekat dengan organisasi adalah perilaku organisasi. Perilaku Organisasi menurut Gibson (2001) adalah perubahan yang menyangkut individu dan kelompok dalam sebuah lingkungan organisasi. Sedangkan menurut W. Jack Duncan (2001), perilaku organisasi merupakan suatu studi yang menyangkut aspek – aspek tingkah laku yang melekat pada diri manusia dalam suatu organisasi atau suatu kelompok tertentu. Dari beberapa definisi tentang perilaku organisasi pada prinsipnya mempunyai satu kesamaan yaitu titik awalnya dimulai dari perilaku manusia dan atau lebih banyak menekankan pada aspek – aspek psikologi dari tingkah laku individu.

Struktur organisasi yang akan dibentuk tentunya struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat sehat dan efisien. Struktur organisasi sehat berarti tiap - tiap satuan organisasi yang ada dapat menjalankan peranannya dengan tertib. Struktur organisasi efisien berarti dalam menjalankan peranannya tersebut masing - masing satuan organisasi dapat mencapai perbandingan terbaik antara usaha dan hasil kerja.

2.2 TEORI ORGANISASI

Teori organisasi merupakan teori yang mempelajari kinerja dalam sebuah organisasi. Salah satu kajian teori organisasi, diantaranya membahas tentang bagaimana sebuah organisasi menjalankan sebuah fungsi dan mengaktualisasikan visi dan misi organisasi tersebut. Selain itu, dipelajari bagaimana sebuah organisasi mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang - orang didalamnya maupun lingkungan kerja organisasi tersebut.

Teori organisasi pertama kali muncul pada abad ke-19 karena pengaruh Revolusi Inggris. Secara umum, teori organisasi merupakan rangkuman konsep, ikhtisar, tinjauan dan pendapat yang berkaitan dengan metode pemecahan masalah organisasi agar mampu mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Berdasarkan perkembangannya yang dialami, teori organisasi selalu mengalami evolusi dari masa ke masa. Secara garis besar, evolusi teori organisasi bisa dibedakan ke dalam tiga kelompok, yakni teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik, dan teori organisasi modern.

Ø  Teori Organisasi Klasik

Teori organisasi yang berkembang mulai awal abad ke-19 digolongkan kedalam teori organisasi klasik atau disebut juga “teori tradisional” atau “teori mesin”. Pada masa ini organisasi divisualisasikan sebagai sekelompok orang yang membentuk lembaga. Tiap - tiap bagian organisasi tersebut memiliki spesialisasi dan sentralisasi dalam tugas dan wewenang.

Dalam teori organisasi klasik ini, dinyatakan bahwa sebuah organisasi terdiri atas empat unsur pokok, yakni sebagai berikut :

1.    Kegiatan yang tersistem dan terkoordinasi

2.    Adanya sekelompok orang dengan spesialisasi tertentu

3.    Kerja sama antara sekelompok orang dengan spesialisasi yang berbeda

4.    Adanya kekuasaan dan kepemimpinan yang mengendalikan sistem tersebut.

Para penganut teori organisasi klasik meyakini bahwa organisasi bergantung pada kekuasaan, saling melayani, doktrin, dan disiplin. Teori organisasi klasik kemudian berkembang menjadi tiga aliran, yaitu teori birokrasi, administrasi, dan manajemen ilmiah.

a.    Teori Birokrasi

Teori ini dikemukakan secara jelas. Model organisasi birokrasi ini mempunyai karakteristik - karakteristik struktural tertentu yang dapat dikemukakan di setiap organisasi kompleks dan modern. Weber mengemukakan karakteristik - karakteristik birokrasi sebagai berikut :

     Pembagian kerja yang jelas.

     Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik.

     Program rasional dalam pencapaian.

     Sisitem prosedur bagi penanganan situasi kerja.

     Sistem aturan yang mencangkup hak - hak dan kewajiban - kewajiban posisi para pemegang jabatan.

     Hubungan - hubungan antar pribadi yang sifatnya “impersonal”. Jadi birokrasi adalah sebuah model organisasi normatif, yang menekankan struktur dalam organisasi.

b.      Teori Administrasi

Teori administrasi adalah bagian kedua dari teori organisasi klasik. Teori ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol. Henry Fayol seorang industralis dari Perancis pada tahun 1916 telah menulis masalah - masalah tehnik dan administrasi dalam bukunya yang terkenal Administration Industrielle et Generale (Administrasi Industri dan Umum).

Fayol menyatakan bahwa semua kegiatan - kegiatan industrial dapat dibagi menjadi enam kelompok :

      Kegiatan Tehnikal (produksi, manufacturing, adaptasi)

      Kegiatan Komersial (pembelian, penjualan, pertukaran)

      Kegiatan Finansial (pencarian suatu penggunaan optimum dari modal)

      Kegiatan Keamanan (perlindungan terhadap kekayaan dan personalia organisasi)

      Kegiatan Akuntansi (penentuan persediaan biaya, penyusunan neraca, dan laporan laba – rugi)

      Kegiatan Manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pemberian, pengkoordinasian, dan pengawasan)

c.       Manajemen Ilmiah

Manajemen ilmiah dikembangkan oleh Frederick Winslow Taylor. Teori manajemen ilmiah masih banyak dijumpai dalam praktik - praktik manajemen modern. Dalam buku - buku literature, manajemen ilmiah sering diartikan berbeda. Arti pertama, manajemen ilmiah merupakan penerapan masalah - masalah organisasi. Sedangkan arti kedua, manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme - mekanisme atau tehnik - tehnik. F.W. Taylor menuangkan gagasannya dalam tiga makalah yaitu Shop Management, The Principles of Scientific yang menghasilkan empat kaidah dasar manajemen yang harus dilaksanakan dalam organisasi perusahaan, yaitu :

      Menggantikan metode - metode kerja dalam praktik dengan berbagai metode yang dikembangkan atas dasar ilmu pengetahuan tentang kerja ilmiah yang benar.

      Mengadakan seleksi, latihan - latihan, dan pengembangan para karyawan secara ilmiah, agar memungkinkan para karyawan bekerja sebaik - baiknya sesuai dengan spesialisasinya.

      Pengembangan ilmu tentang kerja serta seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah harus diintegrasikan, sehingga para karyawan memperoleh kesempatan untuk mencapai tingkat upah yang tinggi, sementara manajemen dapat menekan biaya produksi menjadi rendah.

      Untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah, perlu dikembangkan semangat dan mental para karyawan melalui pendekatan antara karyawan dan manager sebagai upaya untuk menimbulkan suasana kerja sama yang baik.

Ø  Teori Neoklasik

Aliran teori organisasi neoklasik muncul sebagai akibat dari ketidakpuasan terhadap teori organisasi klasik, ketiga teori organisasi yang tergabung dalam teori organisasi klasik tersebut dinilai sangat kaku dan mengabaikan hubungan manusiawi. Teori organisasi neoklasik memberi perhatian khusus pada aspek psikologis dan sosial pada diri anggota organisasi, baik sebagai individu maupun kelompok kerja. Salah satu pencetus teori ini adalah Hugo Munsterberg, tertuang dalam bukunya, Psychology and Industrial Effeciency yang terbit pada 1913, dan dinilai sebagai rantai penghubung evolusi teori manajemen ilmiah menuju neoklasik.

Ø  Teori Modern

Teori organisasi klasik dan teori organisasi neoklasik ternyata dinilai belum memuaskan untuk tuntunan manajemen modern. Banyak kelemahan dan ketimpangan yang masih ditemukan sehingga mendorong munculnya teori organisasi modern pada 1950. Teori organisasi modern ini kemudian dikenal dengan nama “Analisis Sistem” atau “Teori Terbuka” yang memandang organisasi sebagai satu kesatuan dari berbagai unsur yang saling bergantung. Beberapa perbedaan mencolok antara teori modern dengan teori klasik adalah sebagai berikut

      Teori organisasi klasik menitikberatkan pada análisis dan deskripsi sementara teori organisasi modern menekankan pada keterpaduan dan perancangan secara menyeluruh.

      Teori organisasi klasik terfokus pada konsep, skalar, dan hubungan vertikal, sementara teori organisasi modern cenderung horizontal, dinamis, dan multidimensi.

Ø  Teori Organisasi di Indonesia

Organisasi di Indonesia tidak menekankan análisis dan deskripsi sendiri –sendiri. Selain itu, konsep dinamis, horisontal dan multidimensi yang ditujukkan sebagian besar organisasi di Indonesia semakin memperkuat pandangan bahwa teori organisasi yang diterapkan di Indonesia lebih banyak dipengaruhi oleh teori organisasi modern.

2.3 BENTUK – BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

Ada beberapa bentuk berbeda dari struktur organisasi dalam sebuah tim. Tim yang sudah terorganisir dan tersturktur dengan baik sangatlah penting, karena akan mengarahkan tim tersebut menjadi sebuah tim yang ahli dan cakap dalam bekerja. Pengambilan keputusan dalam sebuah tim bergantung pada bagaimana cara tim tersebut akan bekerja bersama. Ada 4 bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges, yaitu :

      Bentuk Piramida, merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas, dan mudah dimengerti.

      Bentuk Vertikal, hampir sama dengan bentuk piramidal dalam pelimpahan kekuasaan.

      Bentuk Horizontal, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.

      Bentuk Melingkar, menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya.

Beberapa bentuk – bentuk struktur organisasi adalah sebagai berikut.

A.       Organisasi Garis/Lini (Line Organization)

Organisasi Garis/Lini merupakan bentuk organisasi yang paling tua. Pencetusnya adalah Henry Fayol (184-1925). Bentuk organisasi ini identik dengan organisasi militer karena pada masa dahulu banyak digunakan oleh kalangan militer. Disebut organisasi lini karena perintah yang berasal dari atas (pimpinan) ke bawah merupakan garis lurus,sedangkan garis lurus dari bawah ke atas merupakan tanggung jawab atau tempat melapor.  Bentuk organisasi ini cocok untuk perusahaan kecil atau perusahaan yang kegiatan usahanya masih sederhana.

   Kebaikan           :

      Pemimpin berada pada satu tangan.

      Pengambilan keputusan dapat dilakukan secepat mungkin.

      Rasa solidaritas  antarkawan umumnya tinggi.

      Biaya organisasi relatif rendah.

      Kelemahan      :

      Terlalu tergantung pada satu orang, sehingga apabila yang bersangkutan tidak mampu, maka kegiatan perusahaan terganggu.

      Adanya kecenderungan pemimpin bertindak otokritas dan karyawan sulit mengembangkan karier.

Bagan Organisasi Garis/Line

B.     Organisasi Fungsional  (Functional Organization)

Organisasi Fungsional dicetuskan oleh Frederick W.Taylor. Organisasi Ini tidak mempunyai bawahan yang tegas, karena setiap pemimpin diberi perintah atau komando kepada setiap bawahan yang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Bagan Organisasi Fungsional

Bentuk organisasi  fungsional ini cocok bagi perusahaan yang memerlukan banyak tenaga ahli dengan aturan perusahaan yang tidak ketat dan yang para karyawannya bekerja secara magang,

        Kebaikan

   Pembidangan tugas cukup jelas

   Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan didayagunakan semaksimal mungkin

   Digunakannya tenaga - tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai fungsinya

        Kelemahan

   Adanya spesialisasi  mengakibatkan sulitnya melakukan tour of duty.

   Koordinasi sulit dilaksanakan karena setiap tenaga ahli akan tetap mementingkan bidangnya masing - masing.

   Pekerja dapat menjadi bingung karena menerima perintah dari  banyak tenaga ahli yang waktunya mungkin bersamaan.

C.     Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organization)

Organisasi Garis dan Staf dicetuskan oleh E. Merson. Bentuk  organisasi ini biasanya dipakai oleh organisasi yang besar, kompleks, daerah kerjanya luas, dan jumlah karyawannya cukup banyak. Dalam organisasi jenis ini,yang dimaksud  dengan staf adalah orang yang ahli dalam bidang tertentu, yang tugasnya memberikan nasihat dan saran dalam bidangnya kepada pimpinan perusahaan.

Bagan Organisasi Garis dan Staf

Bentuk organisasi ini banyak diterapkan oleh perusahaan - perusahaan pada masa kini, terutama perusahaan transportasi.

      Kebaikan :

      Hanya ada satu pimpinan atau komando (perintah) yang ditaati.

      Prinsip the right man in the right place lebih mudah dilaksanakan.

      Pengambilan keputusan dapat dilakukan secara mudah dan cepat.

      Kelemahan :

      Staf dapat menyalahgunakan fungsinya, tidak memberikan saran, tetapi memberikan perintah.

      Karyawan bisa jadi lebih percaya kepada staf dibanding kepada pemimpinnya.

D.    Simple Structure (struktur sederhana)

Bentuk organisasi ini cocok bagi usaha rumah tangga dan perusahaan kecil, warung makanan, toko kelontong, toko bahan bangunan, usaha kerajinan rumah tangga, dan sebagainya.

Bagan Organisasi Simple Structure

E.     Divisional Structure (struktur divisional)

Divisional Structure cocok bagi perusahaan yang memfokuskan pada  produk, wilayah, maupun kelompok konsumen. Untuk itu, perusahaan harus punya misi khusus, informasi atas pesaing, dan fungsi kontrol yang kuat.

Bagan Organisasi Divisional Structure

F.      Matrix Structure

Bentuk organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi fungsional dan divisional. Setiap karyawan mempunyai dua pimpinan, yaitu Project Manager dan Functional Manager. Bentuk ini cocok bagi lingkungan usaha yang sangat kompleks dan senantiasa berubah (dinamis), terutama dalam masalah teknologi dan pemasaran. Namun,bentuk ini dapat menimbulkan konflik dalam hal pekerjaan, wewenang, dan pengunaan sarana perusahaan.

G.    Conglomerate Structure (Struktur Konglomerat)

Bentuk organisasi konglomerat merupakan pengembangan dari bentuk organisasi  divisional. Struktur ini menggabungkan bermacam - macam usaha dengan produk dan pemasaran yang berbeda - beda menjadi satu kesatuan operasi  dengan satu bendera perusahaan. Setiap divisi independen terhadap divisi lainnya, tetapi bergantung pada perusahaan induk dalam masalah sumber dana dan perencanaan usaha. Organisasi ini cocok untuk mengurangi pajak, mengembangkan otonomi, mengurangi tanggung jawab dan membagi risiko dalam berbagai segmen pasar dan tempat yang berbeda - beda. Contoh yang jelas dari bentuk organisasi semacam ini adalah Group ASTRA INTERNATIONAL yang bergerak dalam banyak bidang.

Bagan Organisasi Conglomerate Structure

H.    Organisasi Internasional

Dewasa ini banyak perusahaan yang membuat, membeli, dan menjual barang di pasar dunia. Dengan demikian sejumlah struktur organisasi internasional (international organizational structures) yang berbeda – beda mulai bermunculan. Selain itu, bersamaan dengan semakin kompleksnya persaingan dalam skala global, perusahaan sering kali terpaksa harus bereksperimen mengenai cara – cara mereka memberikan tanggapan. Sebagai contoh, ketika Wal – Mart membuka toko pertamanya di luar Amerika Serikat pada tahun 1992, dia menyusun tim proyek khusus guna menangani logistik. Dengan semakin banyaknya toko yang dibuka di luar negeri pada pertengahan 1990-an, perusahaan itu menciptakaan departemen internasional kecil untuk menangani ekspansinya ke luar negeri. Akan tetapi, hingga 1999 penjualan dan ekspansi internasional telah menjadi bagian yang penting bagi operasi Wal – Mart, sehingga perusahaan itu menciptakan divisi internasional yang terpisah yang dikepalai oleh wakil presiden senior. Dan pada tahun 2002, operasi internasional telah menjadi sangat vital bagi Wak – Mart sehingga divisi internasional tersebut dibagi lebih lanjut ke dalam bidang geografis di mana perusahaan melakukan bisnis, seperti Mesiko dan Eropa.

Organisasi dengan operasi internasional yang penting sering diawali dengan bentuk organisasi yang diperagakan pada Gambar 7.6. Perusahaan lain juga telah mengembangkan berbagai macam pendekatan struktur organisasi internasional. Perusahaan raksasa Perancis yang bergerak dalam bidang makanan, Danone Group, misalnya memiliki tiga kelompok produk utama: produk susu (yogurt Danone), air dalam kemasan botol (Evian), dan kue kecil (Pim’s). Struktur Danone tidak dibedakan secara internasional, tetapi lebih pada pengintergrasian operasi global dalam masing – masing kelompok produk. Pendekatan struktur organisasi yang dikembangkan untuk merespon kebutuhan memproduksi, membeli dan menjual di pasar global.

Strktur Divisi Internasional

                                              

2.4 PENGERTIAN DAN PERANAN ASAS – ASAS ORGANISASI

Asas-asas organisasi adalah berbagai pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan lancar. Dari definisi tersebut berarti asas - asas organisasi berperan dua macam :

ü Pedoman untuk membentuk struktur organisasi yang sehat dan efisien.

ü Pedoman untuk melakuakan kegiatan organisasi agar dapat berjalan dengan lancar.

Secara terperinci penjelasan masing - masing asas - asas organisasi adalah sebagai berikut:

1.      Perumusan Tujuan dengan Jelas

Rumusan tujuan dengan jelas memudahkan penetapan haluan organisasi,  pemilihan bentuk, pembentukan struktur, keutuhan pejabat, penyumbangan pengalaman kecakapan daya kreasi dari para anggota organisasi.

2.      Depertemenisasi

Depertemenisasi merupakan pembentukan satuan organisasi yang akan diserahi beban kerja tertentu. Jadi Depertemenisasi adalah : “ Aktivitas untuk menyusun satan - satuan (unit - unit) organisasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi yang ada”. Dalam pembentukan satuan organisasi yang harus diperhatikan adalah:

                   I.     Jumlah satuan organisasi hendaknya sedikit mungkin.

                II.     Satuan organisasi dibentuk harus berfungsi bulat.

             III.     Perluasan aktivitas pada tahap pertama harus ditampung lebih dulu oleh satuan yang ada sehingga tidak tergesa - gesa membentuk satuan yang baru.

             IV.     Bila satuan/suatu aktivitas telah ada maka organisasi menampungnya jangan membentuk satuan kembarnya.

                V.     Pembentukan satuan organisasi perlu dilakuakan penertiban penertiban sabutan satuan organisasi yang tepat sehingga dapat diketahui fungsi dari satuan yang bersangkutan.

v Kedudukan satuan organisasi didalam struktur organisasi ada 2 macam :

a)      Satuan organisasi yang berkedudukan langsung di bawah pucuk pimpinan    organisasi  yang disebut “ satuan organisasi utama”.

b)      Satuan organisasi yang berkedudukan di bawah satuan organisasi utama yang disebut “ satuan organisasi lanjutan”.

v Macam-macam Depertemenisasi, yaitu berdasarkan fungsi tertentu, hasil produksi, rangkaian kerja, langganan, jasa, alat, wilayah, waktu, dan jumlah.

3.      Pembagian kerja

Asas ini dapat dikaitkan dengan pejabat yang harus menempatinya atau dengan satuan organisasinya. Maka asas pembagian kerja dapat diartikan dua macam yaitu:

Ø  Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu.

Ø  Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu.

Dalam melakukan pembagian kerja harus diperhatikan :

ü  Tiap-tiap satuan organisasi harus mempunyai perincian aktivitas yang jelas

ü  Pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling bawah harus mempunyai perincian tugas yang jelas.

ü  Jumlah perincian tugas sebaiknya dipegang oleh seorang pejabat berkisr antara 4-12 macam.

ü  Varian tugas bagi seorang pejabat hendaknya yang sejenis atau erat hubungannya.

ü  Beban tugas setiap pejabat hendaknya merata.

ü  Penempatan para pejabat hendaknya merata.

ü  Penambahan atau pengurangan pejabat harus berdasarkan volume kerja.

ü  Pembagian kerja para pejabat dalam satuan organisasi jangan sampai terjadi “ pengontakan pejabat”.

4.      Koordinasi

Koordinasi adalah :

      Suatu asas yang menyatakan bahwa dalam suatu orgnisasi harus ada keselarasan aktivitas di antara satuan - satuan organisasi atau keselarasan di antara pejabatan.

      Suatu asas umum dalam suatu organisasi.

      Suatu asas pokok dari suatu organisasi.

v Manfaat koordinasi :

      Menghindarkan konflik, rebutan sumber dan fasilitas, kekembaran pengerjaan, kekosongan pengerjaan, dan perasaan lepas satu sama lain.

      Menjamin kesatuan sikap, kesatuan tindakan, kesatuan kebijaksaaan, dan kesatuan pelaksanaan.

v Koordinasi dapat dilakukan dengan cara pertemuan informal, pertemuan resmi,

penyebaran kartu, mengangkat koordinator, menggunakan alat perhubungan, menggunakan buku pedoman.

v Macam-macam koordinasi :

      Koordinasi penegak    : Koordinasi antara satuan atau pejabat yang kedudukannya tidaak sederajat.

      Koordinasi mendarat : Koordinasi antara satuan yang kedudukannya sederajad

      Koordinasi mekanis    : Koordinasi urutan penyelesaian pekerjaan secara mekanis, yang berupa penyelesaian pekerjaan saling tanggap di antara para pejabat dalam menghadapi suatu pekerjaan secara bersama.

      Koordinasi prosedur   :   Koordinasi yang tergambar pada bagian organisasi

      Kordinasi substansi     :   Koordinasi yang berupa program kerja.

v Luasan koodinasi:

      Koordinasi di dalam diri seorang pejabat.

      Koordinasi antara pejabat dengan pejabat.

      Koordinasi antara satuan organisasi dengan organisasi.

      Koordinasi antara  organisasi dengan organisasi.

5.      Pelimpahan wewenang

Pelimpahan wewenang adalah penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab dapat dilaksankan dengan baik dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain. Pelimpahan wewenag yang dapat dilakuakan di antara pejabat yang lebih tinggi kepada pejabat yang lebih rendah disebut “ pelimpahan wewenang penegak”. Sedang pelimpahan wewenang yang dapat dilakukan di antara pejabat yang sederajat disebut “pelimpahan wewenang mendatar”

6.      Rentangan Kendali

Rentangan kendali adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan. Sedang bawahan langsung merupakan sejumlah pejabat yang langsung berkedudukan dibawah seorang atasan tertentu. Faktor yang mempengaruhi luas sempitnya rentangan pengawasan. Faktor Subyektif adalah pengalaman, kecakapan, kesehatan, umur. Faktor obyektif adalah corak pekerjaan, letak bawahan, stabil atau labilnya organisasi, jumlah tugas pada atasan, jumlah tugas pada bawahan, dan waktu penyelesaian pekerjaan.

Dalam rentangan pengawsaan terdapat 4 hubungan yaitu :

a)      Hubungan Tunggal, yaitu : hubungan antara seorang atasan dengan masing-masing bawahannya secara perorangan.

b)      Hubungan Kelompok, yaitu hubungan antara seorang atasan dengan berbagai kemungkinan kombinasi pegawai bawahanya.

c)      Hubungan silang, yaitu hubungan antara sesama bawahan satu sama lain.

d)     Hubungan Total, yaitu jumlah hubungan tunggal, hubungan kelompok dan hubungan total

7.      Organisasi

Jenjang Organisasi adalah tindakan - tindakan satuan organisasi  yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas sampai dengan bawah dalam suatu fungsi tertentu. Pejabat yang berkedudukan pada tingkat yang lebih atas mengawasi para pejabat yang berkedudukan pada tingkat dibawahnya demikian seterusnya sehingga hubungan-hubungan yang dilakukan antara para pejabat sejauh mungkin melewati tingkat-tingkat yang telah ditentukan.

Tingkat dalam struktur organisasi dibedakan 3 macam :

1.      Struktur organisasi pipih adalah struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi antara 2 sampai 3.

2.      Struktur Organisasi Datar  adalah struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 4 tingkat.

3.      Struktur Organisasi Curam adalah struktur organisasi yang melaksanakan jenjang sampai sengan 5 tingkat.

8.    Kesatuan Perintah

Kesatuan perintah berarti bahwa tiap - tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan tertentu. Tidak ada kesatuan perintah akan menimbulkan  kebingungan , keraguan dari para bawahan.

9.      Fleksibilitas

Struktur organisasi harus mudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan -perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Kalau diubah tetapi menghambat kelancaran aktivitas yang sedang berjalan., maka ini bukanlah fleksibilitas  (kelunturan). Adapun perubahan yang mungkin terjadi sehingga menyebabkan perlunya struktur organisasi diubah, yaitu perubahan tujuan, penambahan tujuan, perluasan aktvitas, dan penambahan beban kerja.

10.  Kesinambungan

Suatu organisasi harus dapat menyediakan berbagai sarana agar dapat melanjutkan aktivitas operasinya secara terus-menerus misalnya dengan meningkatkan mutu para pejabatnya, menggali sumber baru , mengikuti perkembangan kebutuhan lingkungan menggunakan peralatan baru. Suatu organisasi yang telah dibentuk , oleh para pembentuknya pasti diharapkan dapat berjalan terus atau hidup.

11.  Keseimbangan

      Fungsi serta kesatuan organisasi harus ditempatkan dalam struktur organisasi sesuai dengan peranannya.

      Fungsi utama dalam suatu organisasi harus dilakukan oleh  organisasi yang berkedudukan setingkat di bawah pucuk pimpinan.

      Fungsi lanjutan suatu organisasi harus dilakukan oleh satuan organisasi yang berkedudukan dibawah satuan oganisasi yang melakukan fungsi utama.

      Fungsi serta satuan organisasi yang mempunyai peranan sama pentingnya harus ditempatkan pada jenjang yang sama.

      Fungsi serta satuan organisasi  yang mempunyai peranan menyeluruh jangan hanya ditempatkan di bawah salah satu satuan saja.

2.5 ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

Ø  Organisasi Informal

Kenyataannya seluruh organisasi juga memiliki dimensi lain, organisasi informal, yaitu tempat orang – orang melakukan pekerjaannya dengan cara yang berbeda dan berinteraksi dengan cara yang tidak mengikuti lini komunikasi formal.

Ø  Sistem Organisasi Formal versus Informal

Sering kali organisasi informal (informal organization)- interaksi sosial sehari – hari antar karyawan, yang lebih penting daripada pekerjaan dan hubungan antar pekerjaan formlal- secara efektif mengubah struktur formal perusahaan itu. Memang, tingkatan organisasi infromal kadang kala dapat dikatakan lebbih kuat daripada struktur formal. Sisi negatifnya, organisasi informal dapat juga menimbulkan kebijakan kantor yang menempatkan kepentingan pribadi d atas kepentingan perusahaan.

Demikian pula, banyak pula bahaya yang dapat disebabkan oleh informasi yang menyimpang atau tidak akurat sewaktu dikomunikasikan tanpa input atau tinjauan manajemen.Sebagai contoh, jika organisasi infromall menyoroti informasi yang salah mengenai rencana pemberhentian karayawan di masa yang akan datang, karyawan yang berbakat dapat segera bertindak (walaupun sebenarnya tidak perlu) dengan mencari lowongan kerja yang lain. Di antara elemen yang lebih penting dalam organisasi informal adalah kelompok informal dan jaringan komunikasi informal.

Ø  Kelompok Informal

Kelompok informal (informal group) sebenarnya adalah sekelompok orang yang saling berinteraksi. Mereka mungkin saja merupakan orang – orang yang bekerja sama secaara formal atau yang hanya berkumpul untuk makan saing, selama masa istirahat, pekerjaannya seperti keluarga,film, atau olahraga. Dampak mereka terhadap organiasi dapat menjadi positif (apabila mereka bekerja bersama – samma dalam cara –cara yang bertolak belakang dengan kepentingan organisasi), atau bahkan tidak relevan (apabila apa yang mereka lakukan tidak berkaitan dengan organisasi).

2.6 DESAIN ORGANISASI ABAD KE – 21

Seiring dunia bertambah rumit dan bergerak semakin cepat, organisasi dapat terus mencari bentuk baru agaa mmereka dapat bersaing secara lebih efektif. Di antara bentuk – bentuk baru yang paling populer terdapat organisasi tanpa batas, organisasi tim, organisasi maya, dan organisasi pembelajaran.

Ø  Organisasi Tanpa Batas

Organisasi tanpa batas (boundaryless organization) adalah organisasi yang meminimalkan atau menghilangkan batasan – batasan dan struktur tradisional. Sebagai contoh, struktur organisasi tak tetap (fluid) di General Electric, yang menyebabkan orang, gagasan, dan informasi dapat bergerak bebas ke berbagai bisnis dan kelompok bisnis, sesuai dengan konsep itu.

Ø  Organisasi Tim

Organisasi tim (team organization) hampiri sepenuhnya bergantung pada tim bertipe proyek, dengan sedikit atau tanpa hieraki fungsional mendasar.Di Cypress Semiconductor, T. J. Rodgers tidak mau mengembangkan organisasi yang terlalu bessar karena tidak sesuai dengan fungsinya. Pada saat suatu unit atau kelompok mulai menjadi terlalu besar, dia membaginya beberapa unit yang lebih kecil.

Ø  Organisasi Maya

Yang sangat berkitan denga organisasi tim adalah organisasi maya (virtual organization). Organisasi maya memiliki sedikit atau tanpa struktur formal. Biasanya organisasi itu mempunyai beberapa karyawan tetap, staf dalam jumlah terbatas dan fasilitas administrasi sederhana. Apabila situasi berubah, pekerja sementara juga akan berubah, dengan beberapa orang meninggalkan organisasi itu dan pekerja lainnya masuk. Fasilitas dan jasa yang disubkontrakkan juga berubah. Dengan kata lain organisasi maya hanya ada untuk menanggapi kebutuhannya sendiri.

Ø  Organisasi Pembelajaran

Organisasi pembelajaran (learning organization) bekerja mengintegrasikan pengembangan berkelenjutan melalui pembelajaran dan pengembangan karyawan secara berkesinambungan. Dalam pengertian yang lebih khusus, organisasi pembelajaran itu bekerja untuk memfasilitasi proses pembelajaran dan pengembangan pribadi sepanjang hidup seluruh karyawan, sambil secara kontinu mengubah dirinya supaya mampu mengikuti perubahan permintaan dan kebutuhan.

Apabila para manajer dapat menerapkan konsep organisasi pemeblajaran dari berbagai macam perspektif, tujuan yang paling umum adalah perbaikan kualitas, perbaikan secara kontinu, dan pengukuran kerja. Gagasannya adalah bahwa strategi yang paling konsisten dan logis untuk meraih perbaikan secara kotinu ialah dengan terus – menerus memperbaiki bakat, keterampilan, dan pengetahuan karyawannya. Sebagai contoh, apabila masing – masing karyawan dalam suatu organisasi mempelajari satu hal baru setiap hari dan dapat menerjemahkan pengetahuan yang didapanya ke dalam praktik yang berkaitan dengan pekerjaaannya, maka pembelajara itu tentunya akan diikuti dengan perbaikan secara kontinu. Tentu saja, organisasi yang dengan sepenuh hati menerapkan pendekatan itu yakin bahwa hanya melalui proses belajar karyawan secara kontinu, perbaikan secara kontinu dapat benar – benar terjadi.

2.7 PENGERTIAN DESKRIPSI PEKERJAAN

Berikut ini adalah beberapa pengertian deskripsi pekerjaan dari beberapa ahli yang menunjukan bahwa deskripsi pekerjaan merupakan uraian informasi mengenai pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan (Veithzal Rivai 2009). Uraian pekerjaan suatu uraian pekerjaan menyebutkan tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan.  Disebutkan apa yang dikerjakan, mengapa dikerjakan, dan dimana dikerjakannya, dan secara singkat bagaimana mengerjakannya (Robert L. Mathis John H. Jackson 2001). Definisi yang hampir sama diajukan oleh Gary Dessler (2004) bahwa Sebuah deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya.

Dari definisi para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang ruang lingkup pekerjaan, yang menginformasikan tentang pekerjaan, bagaimana melakukannya, bagaimana kondisinya. Definisi yang menyebutkan bahwa deskripsi pekerjaan merupakan tugas, kewajiban, dan tanggung jawab, dikemukakan oleh Raymond A. Noe (2004) bahwa  “ Job description a list of the tasks, duties, and responsibilities (TRDs) that a particular job entails.” Yang berarti deskripsi pekerjaan adalah sebuah daftar tugas, kewajiban dan tanggung jawab yang diperlukan oleh pekerjaan tertentu, dan satu definisi mengatakan bahwa deskripsi pekerjaan adalah identifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan yang dikemukakan oleh Stephen Robbins (2005). Dari beberapa definisi para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa deskripsi jabatan atau pekerjaan adalah merupakan hasil analisis pekerjaan yang sistematis sebagai rangkaian kegitan atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan, atau dapat pula dikatakan bahwa deskripsi pekerjaan adalah suatu uraian tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dapat diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaanya sebagai hasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas pokok dari uraian tersebut, yaitu tugas, kewajiban dan tanggung jawab yang diperlukan oleh pekerjaan tertentu.

2.8 PENGERTIAN SPESIFIKASI PEKERJAAN

Spesifikasi pekerjaan (job spescification) adalah sebuah daftar pengetahuan , keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki oleh individu untuk melaksanakan sebuah pekerjaan. Pengetahuan mengacu ke informasi prosedural dan faktual yang diperlukan bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil. Keahlian adalah tingkat kecakapan individu dalam menunaikan tugas tertentu. Kemampuan merujuk ke kapabilitias umum yang dimiliki oleh individu. Karakteristik lainnya dapat dapat berupa tindak-tanduk kepribadian seperti motivasi pencapaian atau ketekunan.

Perbedaan antara deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah persoalan perspektif saja, Deskripsi pekerjaan menetapkan apa pekerjaan tersebut, merupakan profil pekerjaan.  Spesifikasi pekerjaan menggambarkan tuntutan pekerjaan atas para karyawan yang melakukannya dan persyaratan keahlian manusia: merupakan profil manusia yang dibutuhkan oleh orang yang menunaika pekerjaan tersebut. Persyaratan manusia meliputi pengalaman, pelatihan, pendidikan dan kemampuan memenuhi tuntutan fisik dan mental. Informasi yang terdapat dalam spesifikasi pekerjaan dapat merupakan salah satu dari ketiga kategori tersebut.:

• Persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan pengertian
• Persyaratan penddikan termasuk , termasuk pendidikan menengah , universitas, atau pendidikan kejuruan
• Pengetahuan, keahlian dan kemampuan.

            Spesifikasi pekerjaan harus hanya mencakup kualifikasi yang jelas berhubungan dengan kinerja pekerjaan yang dapat dierima.Spesifikasi pekerjaan melaksanakan fungsi yang terpisah dari komponen analisis pekerjaan yang lain. Spesifkasi pekerjaan tidak memaparkan lingkungan fisik tugas dan kewajiban, atau kondisi pekerjaan.Sebaliknya, tujuan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menentukan karakteristik personalia yang sahih untuk penyaringan, seleksi dan penempatan. 

Spesifikasi pekerjaan penting karena beberapa alasan : 

1. Pekerjaan tertentu mempunyai kualifikasi yang diharuskan oleh undang-undang.(pilot, pengacara dll)
2. Jenis spesifikasi pekerjaan yang lain berdasarkan tradisi profesional.(profesor harus setidaknya S3)
3. Spesifikasi pekerjaan dapat melibatkan pembuatan standar atau kriteria tertentu yang dianggap perlu bagi kinerja yang berhasil (juru tik harus dapat mengetik 100 huruf dalam 1 menit)

2.9 MANFAAT DESKRIPSI DAN SPESIFIKASI PEKERJAAN

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1. Perekrutan dan penyeleksian 

Analisis pekerjaan memberikan informasi mengenai kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini. Informasi ini dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, yang digunakan untuk membantu manajemen menentukan jenis orang yang akan direkrut dan dipekerjakan. Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku jabatan tertentu tersebut. Selain itu setiap pekerjaan memerlukan tingkat pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang berbeda-beda.

2.      Kompensasi

Informasi analisis pekerjaan sangat penting untuk memperkirakan nilai dari setiap pekerjaan dan kompensasi yang tepat. Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi. Kompensasi (seperti gaji dan bonus) biasanya bergantung pada ketrampilan dan tingkat pendidikan yang dibutuhkan oleh pekerjaan itu, tingkat bahaya dan keamanan pekerjaan, tingkat tanggung jawab, dan seterusnya. Analisis pekerjaan memberikan informasi untuk menentukan nilai relatif dari setiap pekerjaan kemudian kelompok SDM yang tepat untuk mengerjakannya.

3.      Penilaian prestasi kinerja

Penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan prestasi dari setiap karyawan dengan standar prestasi perusahaan. Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk menentukan aktivitas pekerjaan itu dan standar prestasinya. Mengembangkan standar kinerja yang jelas dan realistis dapat mengurangi problem komunikasi dalam umpan balik penilaian kinerja antar pimpinan, pengawas, dan karyawan.

4.      Keselamatan dan Kesehatan

Informasi yang diperoleh dari deskripsi pekerjaa juga bermanfaat dalam mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan. Sebagai contoh, para karyawan perlu memberi pernyataan apakah suatu pekerjaan mengandung bahaya atau tidak. Diskripsi/spesifikasi pekerjaan harus mencerminkan kondisi tersebut. Di samping itu membutukan informasi khusus mengenai bahaya-bahaya tersebut agar mereka dapat menjalankan pekerjaan mereka dengan aman.

5.      Hubungan Karyawan dan Perburuhan

      Informasi deskripsi juga penting dalam hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Ketika para karyawan diperimbangkan untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi pekerjaan memberikan standart evaluasi dan perbandingan bakat. Lepas dari apakah perusahaan memiliki serikat atau tidak, informasi yang diperoleh melalui analisis pekerjaan seringkali dapat enghasilkan keputusan-keputusan sumber daya manusia yang objektif.

6.      Pelatihan dan Pengembangan

Deskripsi pekerjaan harus memberi gambaran tentang aktivitas, keterampilan dan pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut. Dengan mendefinisikan aktivitas apa yang dijalankan pekerjaan, analisis pekerjaan membantu pengawas menjelaskan pekerjaan kepada karyawan baru.

7.      Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan

Deskripsi pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan. Sebagai contoh, manajer produksi perusahaan mengatakan bahwa beliau bertanggung jawab untuk selusin kewajiban, seperti penjadwalan produksi dan pembelian bahan mentah. Namun mengatur persediaan bahan mentah bukanlah tugasnya. Tidak ada satu orang pun dari produksi lainnya yang bertanggung jawab untuk mengatur persediaan bahan mentah. Dari tinjauan pekerjaan lain bahwa harus ada seseorang yang mengatur persediaan, engan demikian analisis pekerjaan membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan.

2.10 CONTOH DESKRIPSI PEKERJAAN

1.      Nama Jabatan              : KEPALA SEKSI ANGGARAN

2.      Spesifikasi Jabatan      :

a.       Tugas pokok dan tanggung jawab, yaitu membantu Kepala Biro Keuangan dalam hal merencanakan, dan mengatur, dan penyusunan RABP Perusahaan.

b.      Tugas rutin, yaitu :

     Menyiapkan data dari Biro, Cabang, Unit guna penyusunan RABP

     Mengikuti secara terus  menerus pelaksanaan dan realisasi dari anggaran Kantor Pusat, Cabang serta Unit dan mengadakan evaluasi dan tanggapan ke Cabang/Unit.

     Membuat analisa terhadap laporan keuangan Cabang/Unit dari sudut Anggaran termasuk produksi, pemasaran, dan administrasi/umum serta realisasinya.

     Mengadakan penyusunan dan perekaman struktur harga jual dan lain – lain baik Cabang/Unit.

     Memberi saran kepada Kepala Biro terhadap Cabang/Unit dalam pelaksanaan yang melebihi anggaran untuk dimintakan pertanggungjawaban.

     Menyusun laporan periodic seksinya.

     Bertanggung jawab atas keberhasilan pekerjaannya.

c.       Tugas kadangkala       :

Ø Menyusun RABP secara keseluruhan (Cabang, Unit, Kantor Pusat)

Ø Mengadakan dan gabungan berbagai RABP Pusat, Cabang, Unit, Intern maupun Pemegang Saham.

Ø Melakukan revisi bila perlu.

d.      Wewenang      :

   Memerintah bawahannya

   Menegur/member peringatan

   Menilai bawahannya

   Hubungan Kerja

   Bertanggung jawab kepada Kepala Biro Keuangan.

3.      Prasyarat Jabatan :

a.       Pendidikan      : Sarjana Ekonomi Perusahaan.

b.      Pengalaman     :

·         Sekurang – kurangnya 3 tahun bagi Sarjana/Staf Direksi

·         Supervisor senior Bidang Administrasi Keuangan dapat dipromosikan sebagai Kepala Seksi Anggaran setelah melalui ujian dinas.

c.       Kemampuan :

§  Menguasai seluk – beluk anggaran perusahaan.

§  Memahami tentang bisnis gas – gas industry.

§  Memahami kegiatan bidang – bidang lain (Produksi/Tehnik, pemasaran dan Administrasi/Umum)

§  Memiliki kemampuan analisa dengan baik.

§  Mampu menyusun standard – standard biaya dan hasil operasi.

d.      Keterampilan :

ü Menyusun RABP secara keseluruhan

ü Menyusun laporan.

BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Organisasi adalah wadah kegiatan dari para orang - orang yang bekerjasama dalam usahanya mencapai tujuan. Dalam wadah kegiatan itu setiap orang harus jelas tugas, wewenang dan tanggung jawabnya, hubungan dan tata kerjanya. Itulah sebabnya struktur organisasi sangat diperlukan dalam sebuah organisasi yang baru dibentuk, dalam keadaan berkembang maupun yang sudah mapan. Perusahaan atau organisasi sering mengubah strukturnya ketika skala usahanya dan kompleksitasnya semakin besar.

    Ada beberapa bentuk struktur organisasi seperti yang telah dibahas dan setiap struktur organisasi tersebut memiliki kelebihan serta kekurangannya masing - masing. Namun, harapan setiap organisasi atau perusahaan tentunya ingin tetap bertahan atau semakin maju. Struktur organisasi mempengaruhi perilaku organisasi karena faktor - faktor utama yang menentukan perilaku individu dan kelompok adalah tugas dan hubungan wewenang. Oleh karena itu, manajer harus merancang struktur organisasi agar memudahkan komunikasi di antara para pegawai. Selain itu, deskripsi pekerjaan (job description) dalam organisasi, mutlak adanya dalam rangka efektif dan efisiennya penggunaan sumber daya manusia di organisasi  sebagai pedoman kerja bagi masing - masing personal.

3.2  SARAN

Mengingat pentingnya pengorganisasian maka perlu kiranya masalah ini diperhatikan dan dipahami sebaik - baiknya. Setelah mamahami pengorganisasian maka sebaiknya diterapkan dalam bentuk aktual di lapangan. Selain itu, disarankan kepada setiap organisasi untuk dapat merumuskan uraian pekerjaan (job description) dengan jelas agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan antar pegawai sehingga pelaksanaan tugas masing - masing personil menjadi lebih efektif.

DAFTAR PUSTAKA

Tantri Prancis. 2009. Pengantar Bisnis. Jakarta: PT. RAJAGRAFINDO PERSADA.

Manullang M. 2013. Pengantar Bisnis. Jakarta: PT. Indeks Permata Puri Media.

Anoraga Pandji. 2007. Pengantar Bisnis. Jakarta: PT. RINEKA CIPTA.

Griffin W. Ricky. 2007. Bisnis. Jakarta: PT. Gelora Aksara Pratama.